8 legi ale timpului, ale timpului nostru, lumesc, ireversibil, deduse din experienţa de viaţă şi formulate într-o manieră atipică, uneori empirică, ne pot ajuta să depăşim erorile de planificare, să fim mai eficienţi în ceea ce facem, atunci când estimăm etape, strategii, rezultate pentru lucrurile pe care le avem de făcut.
De foarte multe ori, eroarea de planificare, gestionarea incorectă a timpului conduc la nereuşite sau la un efort disproporţionat in raport cu rezultatele, în desfăşurarea activităţilor în care suntem implicaţi, situaţie din care derivă, inevitabil, stres, frustrare, tensiune, inconfort.
“Nu timpul ne lipseşte – spunea un celebru scriitor francez, Paul Claudel – ci noi lipsim adesea din timp. Lipsim atunci când îl irosim, când nu îi dăm sens şi repere”. Iată 8 legi ale timpului care ne condiţionează existenţa şi care ne pot ajuta să realizăm mai mult, în timp mai puţin:
8 legi ale timpului – Legea lui Parkinson
Legea lui Parkinson despre timp, cunoscută și sub numele de “Legea dilatării timpului” sau “Legea ocupării timpului disponibil”, este o teorie formulată in 1955, de istoricul britanic Cyril Northcote Parkinson (a nu se confunda cu medicul James Parkinson, cel care a descris pentru prima dată boala care-i poartă numele). Legea se referă la tendința umană de a ocupa întregul timp disponibil pentru a finaliza o sarcină, indiferent de complexitatea acesteia.
Conform Legii lui Parkinson, asadar, durata necesară pentru a finaliza o activitate se va extinde pentru a umple întregul timp alocat. Altfel spus, dacă o persoană are la dispoziție o oră pentru a indeplini o sarcină relativ simplă, de cele mai multe ori se va folosi întreaga oră pentru a o realiza, chiar dacă sarcina în sine ar putea fi dusă la bun sfârsit într-un timp mult mai scurt.
Parkinson a formulat această lege pe baza observațiilor sale despre administrarea timpului în cadrul organizațiilor. El a constatat că oamenii petrec adesea mai mult timp decât este necesar pentru a finaliza o sarcină, din cauza întâlnirilor, a discuțiilor și a altor activități care umplu timpul disponibil. De asemenea, a remarcat că, odată ce o organizație se extinde, numărul de angajați crește, iar activitățile administrative și birocratice devin mai complexe, ceea ce duce la o dilatare a timpului necesar pentru finalizarea acestora.
Evitarea procrastinării
Legea lui Parkinson sugerează că, pentru a evita pierderea de timp și pentru a fi mai productivi, este important să se stabilească termene limită realiste și să se facă o bună gestionare a priorităților. De asemenea, este recomandat să se evite procrastinarea, care înseamnă amânare sau întârziere în începerea execuţiei unei sarcini, tărăgănare, tergiversare – aspect devenit, se pare, simptomatic, la omul modern, de vreme ce statisticile arată că mai mult de o treime din populaţia globului manifestă un comportament puternic marcat de procrastinare, locurile fruntaşe, din acest punct de vedere, fiind ocupate de elevi şi studenţi.
8 legi ale timpului – Legea lui Pareto
Legea lui Pareto, cunoscută și sub denumirea de “Regula 80/20” sau “Principiul lui Pareto”, este o teorie enunțată de economistul italian Vilfredo Pareto, în secolul al XIX-lea. Această lege, care poate fi verificată în viaţa de zi cu zi, personală şi profesională deopotrivă, în economie, în afaceri, comerţ, în management etc., afirmă că, în multe situații, aproximativ 80% din rezultate sunt generate de 20% din cauze (“cauze vitale” sau “factori cheie”). Cu alte cuvinte, o proporție semnificativă a efectelor provine dintr-un număr relativ mic de cauze.
În domeniul afacerilor, de pildă, se estimează că 80% din venituri provin de la 20% din clienți sau că 80% din problemele unei companii pot fi atribuite la 20% din produsele sau serviciile sale. În domeniul managementului timpului, se sugerează că 80% din rezultate pot fi obținute în 20% din timpul alocat unei sarcini.
Există cazuri în care distribuția rezultatelor nu urmează strict modelul 80/20 și poate exista neuniformitate în proporții. De exemplu, se poate aplica regula 90/10 sau chiar 70/30, în funcție de contexte specifice.
Legea lui Pareto subliniază importanța prioritizării și focalizării pe elementele cheie, care au cel mai mare impact. Identificarea și concentrarea pe aceşti factori cheie are ca urmare o utilizare mai eficientă a resurselor, implicit obținerea unor rezultate mai semnificative. Dacă în alertul ritm cotidian ne-am opri din când în când să ne întrebăm: “Ce ar fi mai important pentru mine astăzi? – banii, confortul personal, familia, munca?” şi am face puţină ordine în timpul pe care-l avem la dispoziţie, probabil că am obţine mai mult, cu un efort mai mic.
Românul care a făcut celebră Legea lui Pareto
Joseph Juran (1904 – 2008), născut la Brăila, devenit cetăţean american (in România, aproape un necunoscut), recunoscut la nivel mondial ca “părintele” managementului calităţii, specialist în inginerie electrică, doctor în științe juridice, profesor de inginerie industrială la Universitatea din New York, este cel care a demonstrat valabilitatea Legii lui Pareto, prin ceea ce s-a numit “miracolul japonez” – programul pe care l-a coordonat în Japonia, cu excepţionale reuşite tehnologice, şi care a devenit un succes de răsunet, făcând să renască din cenuşă o ţară distrusă economic după cel de-al Doilea Război Mondial.
„Regula 80/20”, una dintre cele 8 legi ale timpului, poate fi verificată de oricine în viaţa de zi cu zi – 20% din probleme reprezintă 80% din preocupări, 20% dintre șoferi provoacă 80% din accidente, folosim 20% din garderoba noastră pentru 80% din timp, 20% din ceea ce facem generează 80% satisfacţie etc.
Cunoscând Legea lui Pareto şi aplicând-o în diverse contexte de viaţă, putem elimina activităţile inutile, putem spori resursele de timp, energie, bani, putem să înţelegem că a persista în mentalitatea lui “asa se face” sau “aşa face toată lumea” nu este întotdeauna cea mai bună cale de urmat.
Legea lui Hofstadter
Legea lui Hofstadter sau “Legea întârzierii” sau “Legea derapajului de planificare”, una dintre cele mai importante dintre cele 8 legi ale timpului, formulată de matematicianul, fizicianul şi informaticianul american Douglas Hofstadter, vizează o tendinţă umană pe care oricine o poate sesiza – aceea de a subestima în mod repetat timpul necesar pentru finalizarea unei sarcini, inclusiv a sarcinilor care au fost deja experimentate anterior.
Douglas Hofstadter a enunţat această lege într-o carte celebră – “Gödel, Escher, Bach: The Strands of an Eternal Garland”/ GEB (“Gödel, Escher, Bach: o eternă ghirlandă strălucitoare”) – pentru care a primit Premiul Pulitzer pentru eseu, în 1979.
Cartea analizează teme comune în operele celor trei mari personalităţi – logicianul Gödel, graficianul Escher şi compozitorul Bach – pentru a identifica o substanţă comună, după cum însuşi autorul mărturiseşte – “… pentru mine Gödel și Escher și Bach erau doar umbre proiectate în direcții diferite de o esență centrală solidă. Am încercat să reconstruiesc obiectul central și a rezultat această carte”.
În elaborarea “Legii derapajului de planificare”, Douglas Hofstadter a pornit de la estimarea timpului necesar pentru a programa computere capabile să bată oamenii la șah şi, generalizând, a ajuns la concluzia că oamenii greşesc adesea în evaluarea timpului necesar pentru finalizarea unui proiect. Acest lucru este valabil mai ales în domeniul software-ului și al proiectelor IT, unde termenele limită tind să se schimbe constant, ca într-un cerc vicios, precum un şarpe care muşcă propria coadă.
Principalele cauze ale “derapajului de planificare”, în viziunea lui Douglas Hofstadter
În viziunea lui Hofstadter, principalele cauze ale “Legii întârzierii” sunt legate de faptul că estimările inițiale ale duratei unei sarcini sunt adesea prea optimiste și nu iau în considerare diversele complicații şi potenţialele obstacole care pot apărea în procesul de finalizare a unei activităţi.
Apoi, chiar dacă o persoană a finalizat anterior aceeași sarcină și ar putea fi conștientă de timpul real necesar, există o tendință persistentă de a subestima durata în cazul următoarelor încercări. Acest efect al întârzierii indică faptul că experiențele anterioare nu elimină complet tendința de a subestima timpul necesar pentru sarcini similare în viitor.
Nu sunt de ignorat nici factorii psihologici care pot contribui la efectele la care face referire “Legea lui Hofstadter” – optimismul natural al oamenilor, dorința de a finaliza rapid sarcini, tendința de a ignora complicațiile și dificultățile potențiale şi de a subestima durata sarcinilor din pricina excesului de incredere in capacitățile proprii sau din dorința de a impresiona pe alții cu rapiditatea și eficiența. Frecvent intervin în această ecuaţie şi intermediarii intre executanţi şi cei din vârful ierarhiei, care, in speranţa obţinerii unor avantaje/ laude vor promite întotdeauna “Desigur că se poate!”, fără să ştie ce este cu adevărat fezabil şi ce nu.
Conștientizarea Legii lui Hofstadter poate ajuta la gestionarea mai eficientă a timpului și la stabilirea unor termene limită realiste. Este important să se ia în considerare experiențele anterioare și să se acorde timpul necesar pentru a depăși eventualele obstacole și întârzieri.
8 legi ale timpului – Legea lui Carlson
Una dintre cele 8 legi ale timpului este şi “Legea lui Carlson” sau “Legea secvențelor omogene”, formulată de economistul suedez Sune Carlson. Această lege spune că: “O muncă efectuată continuu necesită mai puțin timp și energie decât atunci când este efectuată cu întreruperi”, ceea ce înseamnă un avertisment în legătură cu orice ar putea distrage atenţia de la o activitate, pentru că o muncă fragmentată necesită un consum mult mai mare de energie, este sursă evidentă de stres.
La începutul anilor 1950, când Sune Carlson a formulat această lege, economistul suedez constata că un manager era deranjat în munca lui, în medie, la fiecare 20 de minute. Verificând acest aspect în zilele noastre, specialiştii au ajuns la concluzia că lucrurile stau şi mai rău – angajații, nu numai managerii, sunt deranjați în permanență de distragerile externe: e-mailuri, telefoane, discuții cu colegii s.a.m.d.
Noile tehnologii nu au ajutat cu nimic în acest sens, dimpotrivă. Iar după fiecare întrerupere este nevoie de cel puţin 3 – 5 minute pentru a reintra în ritm, până la următoarea întrerupere.
Legea lui Carlson se mai numește și “Legea secvențelor omogene”, pentru că, în general, este mai productivă gruparea sarcinilor de aceeaşi natură, eventual activităţi mai “neplăcute” programate dimineaţa, pentru a le lăsa pe cele complexe ulterior. Evident, nu este vorba de muncă epuizantă, continuă, de la un capăt al zilei la altul. Pauzele fireşti, pentru relaxare, sunt binevenite, dar trebuie evitate întreruperile inutile, care pot veni şi din “interior”, nu numai de la cei din jur.
Legea lui Douglas
Legea lui Douglas spune: “Cu cât ai mai mult spațiu în biroul tău, cu atât îți împrăștii mai mult lucrurile”. Deşi face referire la spaţiu, Legea lui Douglas este trecută în rândul celor 8 legi ale timpului – este, de fapt, echivalentul Legii lui Parkinson pentru timp – ceea ce înseamnă că, într-un birou, cu cât un angajat are mai mult spațiu pentru a-și depozita dosarele și documentele, cu atât folosește mai mult acest spațiu şi, inevitabil, cu atât va pierde mai mult timp pentru a găsi ceea ce-i trebuie.
Legea lui Douglas este menţionată frecvent când este vorba de managementul timpului, pentru a se evidenţia faptul că ordinea în spaţiul de lucru, documente uşor accesibile, într-un cadru ordonat, înseamnă economie de timp şi evitarea stresului.
În zilele noastre, posibilitatea stocării virtuale a documentelor pare să fi rezolvat (parţial) problema spaţiului (şi a timpului) dintr-un birou. Cu toate acestea, diverse experimente au arătat că există nenumărate situaţii în care cei care pretind o desăvârşită ordine a fişierelor, pe computerul lor, nu găsesc nimic, la momentul oportun.
8 legi ale timpului – Legea muncii
“Legea muncii” sau “Legea Laborit” a fost formulată de medicul şi cercetătorul francez Henri Laborit şi se referă la modul în care oamenii se raportează la muncă și la factorii externi care influențează nivelul de motivare și de performanță într-un mediu de lucru.
Legea lui Laborit are trei componente principale – condiţionarea, ierarhia necesitaţilor şi liberul arbitru. Potrivit Legii muncii, a lui Laborit, oamenii sunt condiționați de mediu să-și adapteze comportamentul și motivația la stimulii pe care îi întâlnesc în realitatea în care trăiesc şi muncesc.
Legea Laborit ia în considerare şi ierarhia necesităților umane, cunoscută și sub numele de “Piramida nevoilor”, propusă de psihologul Abraham Maslow. Potrivit acestei ierarhii, oamenii au diferite niveluri de nevoi, cum ar fi nevoile de bază, nevoile de siguranță, nevoile sociale și emoționale, nevoile de stimă și nevoile de autorealizare. Conform “Legii muncii”, factorii de motivare și de satisfacere a nevoilor pot varia în funcție de fiecare nivel al piramidei.
În privinţa liberului arbitru, Legea muncii susține că oamenii au capacitatea de a-și alege propria motivație și de a decide cum răspund la stimulii din mediu. Aceasta implică faptul că individul are o anumită libertate în a-și alege nivelul de angajament și de implicare în munca sa, precum și modul în care gestionează factorii de stres și presiune din mediul in care lucrează.
Ceea ce încadrează “Legea muncii” în cele 8 legi ale timpului este recomandarea medicului Henri Laborit ca fiecare să-şi cultive obiceiul de a începe ziua cu lucrurile cele mai dificile (deşi este în firea umană să acorde prioritate unei activităţi plăcute şi să fugă de cele stresante), ceea ce va aduce mai multă eficiență în restul programului, implicit mai mult timp.
8 legi ale timpului – Legea lui Illich
Ivan Illich, filozof și teolog austriac, emigrat în Italia, apoi în Statele Unite ale Americii, afirma că: “Dincolo de un anumit prag, eficiența umană scade sau chiar devine negativă” – constituindu-se ca una dintre cele 8 legi ale timpului, numită de către autorul ei “Legea randamentului descrescător”.
De exemplu, susţine Ivan Illich, speranța de a dubla producția de grâu prin dublarea muncii agricole este o iluzie. În afaceri, exercitarea presiunii asupra lucrătorilor, stresarea acestora și creșterea ritmului duc la opusul efectului dorit. Este contraproductiv. În contrapondere, autorul legii propune cicluri de muncă de 90 de minute, urmate de pauză.
În mod similar, spune Illich, o întâlnire de afaceri nu trebuie să dureze mai mult de o oră, pentru că după aceea atenția participanților scade și nu iese nimic constructiv.
Legea lui Murphy despre timp
Legea lui Murphy despre timp/ “Legea supărării maxime”/ “Legea pâinii prăjite, cu unt, care cade întotdeauna pe partea greșită” (şi care se poate aplica multor contexte) este una dintre cele 8 legi ale timpului, care se “împlineşte” adesea la locul de muncă şi este categorică: “Dacă ceva trebuie să meargă prost, va merge prost”.
Legea inginerului american Edward A. Murphy subliniază faptul că există o tendință naturală a evenimentelor să meargă prost sau să se întâmple ceva neașteptat în diverse situații – întârzieri, probleme tehnice, schimbări neprevăzute de planuri și alte obstacole care pot afecta planificarea și gestionarea timpului.
În contextul gestionării timpului, este important să se identifice posibilele probleme și riscuri și să se ia măsuri preventive pentru a le minimiza impactul. De asemenea, este esenţial să se aibă un plan de rezervă sau o strategie de reacție în cazul apariției unor probleme neprevăzute, pentru a nu se pierde timp și resurse.
Legea lui Murphy ne amintește să fim realiști și să avem așteptări rezonabile în ceea ce privește gestionarea timpului. Este important să recunoaștem că pot apărea întârzieri și obstacole și să fim pregătiți să facem față acestora cu reziliență și adaptabilitate, să fim flexibili în faţă situaţiilor neprevăzute, pentru a le putea gestiona și rezolva eficient.
