Brainwriting sau “tehnica 6-3-5” – pentru mai multă creativitate şi stimulare a muncii în echipă

Brainwriting este o tehnică menită să stimuleze creativitatea, inovaţia şi colaborarea în cadrul unei echipe, încurajând participarea activă a tuturor membrilor şi evitând posibilele influențe negative ale dinamicii de grup sau ale personalităților dominante. Această tehnică oferă un mediu în care fiecare individ poate contribui la procesul creativ, asigurând o gamă mai largă și diversificată de idei.

Concepută şi publicată la sfârşitul anilor 1960, de către un expert german în marketing, Bernd Rohrbach, metoda “brainwriting” (literal, “scriere pe creier”) a revenit în actualitate şi este tot mai apreciată, mai ales în mediul de afaceri, dar şi în alte domenii de activitate în care este nevoie permanent de inovaţie, de progres, de optimizare a rezultatelor muncii, de îmbunătăţire a comunicării, de luare a deciziilor (mai ales în cazul problemelor complexe) într-un mod inteligent şi în avantajul membrilor grupului, al instituţiei/ companiei.

Metoda brainwriting, astăzi, se bucură de interes crescând şi pentru că vine să contrabalanseze mai cunoscuta metodă “brainstorming” (literal, “furtună în creier”, cu sensul de “idee strălucită”, care soluţionează o problemă), utilizată frecvent în cadrul grupurilor de lucru, dar care nu s-a dovedit atât de eficientă pe cât s-a crezut, în stimularea şi creşterea calităţii muncii în grup.

Cum funcţionează brainwriting-ul?

Brainwriting-ul este o tehnică ideală pentru persoanele introvertite. Există, în multe grupuri de lucru, oameni valoroşi, dar, pentru că nu se simt întotdeauna confortabil în anumite dinamici de grup, din cauza unor factori precum comunicarea deficitară, dezacordurile, tendinţa altora de a convinge prin autoritate, conformismul ridicat la rang de normă obligatorie etc., nu-şi exprimă punctul de vedere.

Acest instrument de stimulare a creativității și inovației – brainwriting – este cunoscut și sub numele de “tehnica 6-3-5”, pentru că, pentru a pune în practică această metodă de lucru, este nevoie de formarea unor grupuri de câte şase persoane, care vor scrie (fiecare participant), într-o primă rundă, câte trei idei, în cinci minute, pe o temă/ problemă pe care echipa vrea să o rezolve.

Pasi de urmat in desfăşurarea şedinței de brainwriting

Primul pas (stabilirea temei/ scopului) este crucial, deoarece toate ideile trebuie să fie relevante și concentrate pe obiectivul dorit. Apoi, după expirarea timpului alocat pentru generarea individuală de idei, participanții își schimbă hârtiile sau formularele între ei. Scopul este ca fiecare persoană să primească ideile altora.

Pe foaia care conține deja idei, pot fi notate în plus maximum trei idei noi sau variații ale ideilor existente. Se repetă procedura pentru o perioadă de timp prestabilită (de obicei între 15 și 30 de minute), sau până când nici un participant nu mai generează idei noi. Ciclul se încheie când cei șase membri ai unei echipe au citit și completat toate fișele de la toți partenerii.

La finalul sesiunii de brainwriting, toate ideile (108 idei obţinute în 30 de minute – 6 participanți x 3 idei x 6 runde) sunt colectate și evaluate de către echipă. Acest pas implică identificarea ideilor care sunt considerate a fi cele mai promițătoare sau relevante pentru a avansa în rezolvarea problemei sau atingerea obiectivului stabilit.

Este necesar ca şedinţa de brainwriting să fie condusă de un moderator, care să fie responsabil cu coordonarea fiecărui pas al procesului de creare a ideilor echipelor. Această persoană informează, ghidează, stimulează şi conduce discuţia finală, când se analizează şi se aleg cele mai interesante propuneri.

Care sunt beneficiile “tehnicii 6-3-5”?

Tehnica brainwriting poate deveni un instrument valoros în contextul proceselor de inovare și de rezolvare a problemelor în cadrul echipelor, oferind o serie de avantaje, precum:

• Participare echitabilă – fiecare membru al echipei are oportunitatea de a contribui în mod egal, independent de personalitatea sau de influența altora, evitându-se astfel tendinţa de dominare a anumitor persoane și promovându-se implicarea tuturor.
• Eliminarea blocajelor – brainwriting-ul poate ajuta la depășirea blocajelor, favorizând creativitatea, deoarece participanții pot gândi și scrie individual, fără a fi influențați de opiniile celorlalți.
• Concentrare și reflecţie – faptul că ideile sunt scrise îi ajută pe participanți să se concentreze mai bine asupra gândurilor lor și să le exprime într-un mod clar. Acest proces poate încuraja, de asemenea, gândirea profundă și atitudinea reflexivă, înainte ca ideile să fie împărtăşite cu restul echipei.
• Reducerea presiunii sociale – tehnica brainwriting elimină presiunea de a vorbi în fața grupului, ceea ce poate fi inhibant pentru unele persoane. Scrierea ideilor oferă un mediu mai confortabil și mai puțin intimidant pentru cei care pot simți reticență în exprimarea ideilor lor în public.
• Eficiență în gestionarea timpului – deoarece ideile sunt scrise individual, sesiunile de brainwriting (tehnica 6-3-5) pot fi structurate pentru a gestiona mai eficient timpul. Fiecare etapă, cum ar fi generarea ideilor sau dezvoltarea lor, poate fi controlată în mod specific pentru a asigura eficiența procesului.
• Promovarea diversității de idei – metoda poate aduce în discuție o gamă mai largă de perspective, deoarece fiecare participant contribuie cu experiența și gândirea sa la un astfel de proces.
• Adaptabilitate la medii online – tehnica brainwriting este ușor de adaptat pentru medii online și colaborare la distanță. Participanții pot folosi platforme digitale pentru a-și împărtăși ideile în scris, facilitând astfel colaborarea la nivel global sau remote.

Dezavantaje ale “tehnicii 6-3-5”

Unii consideră că exprimarea ideilor într-o formă scrisă poate duce la probleme de claritate, dacă participanții au dificultăți în a-și rezuma ideile sau a citi scrisul de mână sau reprezentările grafice ale colegilor.

De asemenea, stresul din cauza constrângerilor de timp poate duce la scăderea calității ideilor și, pentru unele persoane, este nevoie de exerciţiu pentru a se familiariza cu metodologia.

Brainwriting versus brainstorming

Brainwriting si brainstorming sunt, ambele, tehnici de generare a ideilor şi de stimulare a creativităţii, dar prima pare să funcţioneze mult mai bine. Sunt şi situaţii în care, în funcţie de obiectivele specifice ale echipei şi de contextul în care sunt folosite, combinația celor două tehnici sau adaptarea lor poate fi o alegere eficientă. Iată câteva diferenţe notabile între aceste două metode:

Modul de generare a ideilor

Brainstorming – în cadrul sesiunilor de brainstorming, participanții se adună și împărtășesc verbal ideile lor, într-un mod spontan și neestructurat. Ideile sunt adesea exprimate în timp real, iar accentul se pune pe creativitate și asocieri libere.

Brainwriting – în contrast, brainwriting-ul se bazează pe generarea scrisă a ideilor. Participanții își exprimă gândurile în scris pe o coală de hârtie sau pe formulare, înainte de a le împărtăși cu ceilalți membri ai echipei. Această abordare permite fiecărui individ să contribuie independent și să evite influențele puternice ale altor participanți.

Dinamica de grup

Brainstorming – dinamica de grup poate influența schimbul ideilor, iar persoanele mai extrovertite sau cu personalități dominante pot avea un impact mai mare în sesiunile de brainstorming.

Brainwriting – metoda 6-3-5 încearcă să elimine aceste influențe negative, oferind fiecărui participant o șansă egală de a contribui, independent de dinamica de grup şi de personalitate (mulţi putând fi limitaţi de teama de comentarii negative sau că ideilor lor ar putea fi nepotrivite).

Mediul de lucru

Brainstorming – este adesea un proces în care ideile sunt generate într-un mediu deschis și interactiv, cu membrii echipei comunicând direct și rapid între ei.

Brainwriting – se desfășoară într-un mediu mai concentrat și silențios, fiecare participant concentrându-se pe propriile idei înainte de a le împărtăși cu ceilalți.

Gradul de structură

Brainstorming – are un caracter mai puțin structurat, permițând fluxul liber de idei și asociere liberă.

Brainwriting – este mai structurat, cu etape clare, în care ideile sunt scrise, schimbate și dezvoltate într-un mod mai organizat.

Brainwriting sau “tehnica 6-3-5” este uşor de învăţat şi poate fi aplicată cu succes în afaceri, marketing şi publicitate, dezvoltare de produse şi servicii, educaţie, creativitate în design, planificare strategică, cercetare şi dezvoltare, gestionarea proiectelor, sectoare sociale şi non-profit (campanii de conștientizare, proiecte umanitare sau soluții pentru provocările comunităților), precum și în situații din viața de zi cu zi.