Eroarea de planificare – o cauză frecventă a ineficienţei în activităţile noastre cotidiene

Eroarea de planificare este o realitate pe care o cunoaştem toţi, atunci când planurile nu coincid cu faptele, fie că este vorba de viaţa profesională sau de cea personală. De câte ori nu se întâmplă să facem liste cu probleme de rezolvat (“todo list”, cum s-ar spune cu un englezism la modă) şi, la sfârşitul zilei, al săptămânii sau al lunii, să constatăm că sunt încă în aşteptare.

Ne-am obişnuit să facem predicţii despre lucrurile pe care le avem de îndeplinit, trebuie mereu să estimăm soluţii, intervale de timp, etape, strategii, mijloace, dar sunt situaţii nenumărate când realitatea ne arată altceva decât ceea ce am preconizat. O astfel de incoerenţă între planurile făcute şi transpunerea lor în fapt are consecinţe în termeni de timp, resurse şi eficacitate. Eroarea de planificare are efecte importante chiar şi în plan emoţional.

Planificarea şi eroarea de planificare

Trăim într-o lume în care planificarea sau previziunea funcţionează la toate nivelurile: de la cel macro-economic, de la managementul companiilor, organizaţiilor, instituţiilor de orice fel, până la cel familial şi individual. Indiferent de situaţie, planificarea presupune analize de felul: cine?, ce?, unde?, când?, cum?, cât?. A devenit celebră o zicere a unui fost preşedinte american, Dwight David Eisenhower, care obişnuia să spună: “ Plans are nothing; planning is everything” (“Planurile nu înseamnă nimic, planificarea este totul”).

Eroarea de planificare este un concept definit pe larg de către psihologii israelieni Daniel Kahneman şi Amos Tversky, ambii laureaţi ai Premiului Nobel pentru economie, în 2002, autori, printre altele, ai “Teoriei prospecţiunii”, încă din 1979. În toate scrierile lor şi, mai ales, în cartea publicată în 2011 şi devenită în scurt timp best-seller – “Thinking, Fast and Slow” – aceşti doi eminenţi psihologi au fost preocupaţi de baza cognitiva a erorilor umane comune şi de “Judecata în condiţii de incertitudine”, după cum este titlul unuia dintre cele mai cunoscute articole pe această temă.

Daniel Kahneman şi Amos Tversky sunt cei care au postulat existenţa erorii de planificare, cu rădăcini într-o prejudecată cognitivă sau bias cognitiv, din planul secund al existenţei noastre, un fel de “auto-inşelăciune” asociată cu limitări în percepţia realităţii.

Caracteristicile erorii de planificare

Pornind de la constatrea generală că eroarea de planificare este generată de o percepţie iluzorie a timpului, care induce anomalii în planificarea activităţilor, specialiştii consideră că aceasta are următoarele caracteristici:

• planificarea porneşte de la ideea că totul se va desfăşura în mod normal, fără inconveniente sau evenimente neprevăzute;
• planificarea presupune, teoretic, o abordare optimistă, în care dorinţa atingerii unor ţeluri este mai puternică decât o evaluare obiectivă a realităţii;
• eroarea de planificare este generată şi de o interpretare inadecvată a performanţei proprii, in sensul că, atunci când planifică, oamenii sunt tentaţi să supraaprecieze propriile abilităţi, ei sunt convinşi că sunt capabili să facă lucrurile bine şi în scurt timp, ceea ce reprezintă un factor major în eroarea de planificare;
• când este vorba de o planificare colectivă, membrii echipei respective au tendinţa de a-i impresiona pe ceilalţi prin eficienţa lor, motiv pentru care timpul estimat pentru îndeplinirea sarcinilor este incorect stabilit;
• pe de altă parte, oamenii sunt convinşi că ceea ce fac va fi cu atât mai mult apreciat de ceilalţi, cu cât timpul este mai scurt, de aceea estimarea termenelor este, adesea, incorectă.
• când este vorba de munca în echipă, o greşeală frecventă este aceea de a încerca să faci totul singur sau de a controla excesiv ceea ce fac ceilalţi;
• un rol, în eroarea de planificare, îl are şi procrastinarea, altfel spus tendinţa de a amâna ceea ce avem de făcut, dată fiind senzaţia de confort, fie ea şi temporară, generată de eliberarea de o activitate care nu pare a fi urgentă.

Consecinţele erorii de planificare

Principala consecinţă a erorii de planificare, aşa cum se poate constata cu uşurinţă, este gestionarea nepotrivită a timpului. Aceasta implică, de cele mai multe ori, şi un dezechilibru în evaluarea resurselor.

Cel mai mare preţ însă, pe care fiecare îl plăteşte în eroarea de planificare, este cel emoţional. Rezultatul subiectiv al erorii de planificare este un sentiment constant de frustrare, un stres permanentizat, o stare de tensiune şi inconfort.

Chiar dacă viitorul nu poate fi prevăzut, în astfel de cazuri, cea mai potrivită cale de a evita biasul cognitiv în procesul planificării este raportarea la experienţele trecute, din care se poate deduce necesitatea unei marje de timp, în vederea rezolvării unor evenimente neprevăzute.

Este recomandată, de asemenea, descompunerea sarcinilor în sub-sarcini, pentru a reduce eroarea de planificare. Această strategie este utilă mai ales în realizarea sarcinilor complexe, deoarece astfel se pot identifica aspecte ignorate la o privire de ansamblu.

Metode prin care se poate evita eroarea de planificare

Capacitatea de planificare este esenţială pentru gestionarea corectă a timpului şi pentru a fi eficienţi in activităţile noastre. Există, în principal, două metode fundamentale care trebuie avute în vedere în orice planificare, la care se adăugă câteva lucruri pe care nu ar trebui să le facem niciodată luni dimineaţa.

• planificarea pe orizontală – vizează programul pe zile/săptămână/lună. Nu este recomandată planificarea pe ore, pentru fiecare zi, deoarece şansa ca programul respectiv să nu fie respectat este foarte mare. De regulă, duminica se poate face planificarea pentru săptămâna care urmează, ţinând cont de priorităţi. Când avem de dus la bun sfârşit proiecte mai mari, atunci este recomandată planificarea lunară.
• planificarea pe verticală – se referă la succesiunea activităţilor de-a lungul unei zile şi trebuie să răspundă clar la întrebarea: Ce am de făcut astăzi şi cum voi realiza aceste activităţi?

  

• pentru că mulţi oameni au un weekend aglomerat, se întâmplă ca ziua de luni să înceapă în grabă, improvizând, alergând să recuperăm minutele de întârziere, enervându-ne etc., adică exact ceea ce nu ar trebui să se întâmple, pentru a ne asigura confortul şi echilibrul săptămânii care începe; recomandarea specialiştilor este să începem săptămâna, pe cât posibil, “proactiv”, şi nu “reactiv”, trezindu-ne mai devreme ca de obicei, pentru a avea suficient timp pentru ceea ce este de făcut;
• pentru a nu cădea în eroarea de planificare, fiecare ar trebui să-şi dedice sfârşitul de săptămâna relaxării, iar noaptea de duminică să fie odihnitoare, pentru a începe săptămâna cu energie şi entuziasm; este bine, de asemenea, să ne recompensăm după o perioadă de muncă susţinută şi, în felul acesta, vom deveni şi mai motivaţi;

Evident că nu se poate şi nici nu trebuie să planificăm totul întotdeauna. Dar este util să ne formăm un stil de viaţă echilibrat, în care să fim cât mai eficienţi, pentru a da valoare timpului nostru şi pentru a evita, din pricina stresului sau a aglomerării, amânarea, inerţia, apatia. Toţi avem în structura noastră disponibilităţi şi resurse de energie pe care trebuie doar să le descoperim, să evităm erorile de planificare, să ne dăm şansa la o viaţă mai bună, în care aspiraţiile să se transpună în fapt. Nu timpul ne lipseşte, spunea Paul Claudel, un celebru scriitor francez, ci noi lipsim adesea din timp. Lipsim atunci când îl irosim, când nu îi dăm sens şi repere.