Principiul Pareto – ce înseamnă regula 80/20? De ce “perfecţionismul” poate deveni un obstacol în realizarea personală?

Principiul Pareto sau regula 80/20 spune că, în cazul multor evenimente (situaţii), 80% dintre efecte/ rezultate sunt produse de 20% din cauze/ acţiuni. Cu alte cuvinte, un procent mic de cauze generează efecte multiple. Regula 80/20 poate fi identificată în viaţa de zi cu zi, personală şi profesională deopotrivă, în economie, în afaceri, comerţ, în management etc.

Realitatea arată că, adeseori, jonglarea cu mai multe priorităţi poate duce la decizii eronate, la ineficienţă şi epuizare emoţională. De asemenea, dacă ne-am opri o clipă din iureşul cotidian, dacă ne-am întreba mai des: “Ce ar fi mai important pentru mine astăzi? – familia, banii, confortul personal, munca, libertatea, sentimentul de echilibru şi de împlinire? etc. – dacă am face puţină ordine în timpul pe care-l avem la dispoziţie, în viaţa noastră, s-ar putea să obţinem rezultate mai bune, cu un consum de energie mai redus. Iar Principiul Pareto ne oferă o cale de urmat.

Ce este Principiul Pareto, cine şi când l-a formulat?

Principiul Pareto îşi datorează numele economistului şi sociologului italian Vilfredo Pareto, care, la un moment dat, absolut din întâmplare, a observat că aproximativ 80% din păstăile (boabele) sănătoase de mazăre din grădina sa proveneau de la numai 20% din plantele sădite. O constatare empirică, pe care a încercat să o verifice şi în realitatea de dincolo de grădina personală.

Astfel, pe baza unor calcule, a ajuns la concluzia că și distribuția bogăției, în Italia, urma acelaşi principiu – 80% din pământul ţării era deținut de 20% dintre familii. În mod similar, în 1896, a făcut un studiu privind distribuția impozitelor în Anglia, Rusia, Franţa, Elveţia, Italia, Prusia, constatând că, în toate aceste ţări, 20% dintre contribuabili plăteau 80% din venituri. Principiul Pareto s-a verificat şi în cadrul producţiei industriale şi în numeroase alte domenii. Mai mult, se pare ca regula 80/20 este aplicabilă şi multor fenomene naturale.

Joseph Juran, românul genial, unul dintre iniţiatorii “miracolului japonez”, şi Principiul Pareto

În 1954, Joseph Juran, considerat “părintele” managementului calităţii, este cel care a impus, de fapt, expresia “Principiul Pareto”, conferindu-i o valoare generală, “universală”, cum spune acesta, prin definiţia care este valabilă şi astăzi – aproximativ 80% din efecte sunt produsul a 20% din cauze.

Joseph Juran (1904 – 2008), pentru români, astăzi, un necunoscut (deşi a devenit, în 1991, membru onorific al Academiei Române) s-a născut la Brăila. Tatăl său, cizmar de meserie, a plecat în 1909 în SUA, pentru un trai mai bun, iar după trei ani şi-a adus peste ocean şi familia, stabilindu-se în Minneapolis, la graniţa cu Canada.

Specialist în inginerie electrică, doctor în științe juridice, profesor de inginerie industrială la Universitatea din New York, expert tehnic și consultant pentru economie mondială al Administrației Centrale a SUA, membru fondator al “Institutului Juran”, din SUA, instituţie de referinţă mondială în managementul calităţii, Joseph Juran a fost şi unul dintre autorii “miracolului japonez” şi al excepţionalelor reuşite în tehnologie in “Țara Soarelui Răsare”, în condiţiile unei ţări distruse economic după cel de-al Doilea Război Mondial.

“Puţinul esenţial” vs. “mulţimea fără valoare”

Unul dintre secretele remarcabilelor reuşite ale lui Joseph Juran constă în chiar înţelegerea şi aplicarea Principiul Pareto. El era convins că munca, viaţa, mai ales cea economică, trebuiesc continuu sistematizate şi că o organizare judicioasă, în care să se acorde importanţă lucrurilor care contează cu adevărat, poate fi extrem de profitabilă.

Dacă, în 1896, Vilfredo Pareto a creat o formulă matematică prin care descria inegalitatea distribuţiei economiei în ţara sa (20% din populaţie deţinea 80% din resursele financiare ale ţării), în 1937, Joseph Juran a arătat că acelaşi principiu poate fi aplicat şi în industrie, numind valoarea de 20% “puţinul esenţial”, iar 80%, “mulţimea fără valoare”. Dacă o activitate va fi organizată astfel încât concentrarea să fie pe cele 20 de procente, spune Juran, efectul benefic poate fi imens, cu un efort minim.

Regula 80/20 în viaţa cotidiană – câteva exemple

Principiul Pareto sau regula 80/20 ne poate ajuta, într-o mulţime de împrejurări, să identificăm aspectele prioritare, să ne debarasăm de ceea ce este mai puţin important sau inutil şi să înţelegem că majoritatea lucrurilor din viață nu sunt distribuite uniform.

Aplicarea Principiului Pareto nu este o alegere, se întâmplă în mod natural. Acest principiu spune, de exemplu, că 80% din rezultatele pe care le obținem provin din (doar) 20% din munca noastră, 80% din profiturile unei companii provin de la 20% dintre clienții săi, 80% din returnările clienților provin de la (doar) 20% produse defecte sau servicii nepotrivite, 20% din forța de muncă a unei companii reprezintă 80% din statul de plată, 20% din probleme reprezintă 80% din preocupări, 20% dintre jucători obțin 80% din scor, 20% dintre șoferi provoacă 80% din accidente, 20% dintre oamenii de știință fac 80% din descoperiri, folosim 20% din garderoba noastră pentru 80% din timp, 20% din ceea ce facem aduce 80% fericire (dacă acceptăm că putem calcula fericirea în procente) etc.

Se poate folosi regula 80/20 si pentru a prioritiza sarcinile care trebuie îndeplinite în timpul unei zile. Pentru a face acest lucru, ar trebui să inventariem toate acțiunile pe care trebuie să le finalizăm în ziua respectivă, apoi să identificăm sarcinile cheie. Ideea este că, din întreaga listă de lucruri de făcut, 20% dintre ele vor crea 80% din rezultatele obținute în timpul acelei zile.

Cum se aplică Principiul Pareto?

Provocarea este de a găsi elementele care contribuie mai mult la reușită decât altele. Iar pentru a găsi aceste elemente, este important să ne luăm un răgaz, la începutul unei activități, pentru a face o analiză în care putem să respectăm următoarele repere:

• să definim/ lămurim subiectul de analizat;
• să colectăm date, informaţii despre acesta;
• să clasificăm datele în câteva categorii – esenţiale, secundare, altele/ de neglijat (cu cât categoria “altele” este mai goală, cu atât analiza va fi mai eficientă);
• să totalizăm rezultatele pentru fiecare categorie şi să determinăm procentele în raport cu totalul, clasificându-le prin valori descrescătoare.

Regula 80/20 este un instrument puternic de analiză a problemelor, în pofida simplităţii sale, deoarece, fără să fi studiat matematica, doar cu un creion și o foaie de hârtie, poți câștiga totul dacă problema este bine identificată și baza de date corectă. O simplă conștientizare a acestui principiu ne poate ajuta să ne analizăm corect modul de lucru și ne va sprijini în implementarea unor schimbări adecvate și eficiente.

Când eliminăm ceva ce nu aduce suficiente rezultate, ne sporim resursele de timp, energie, bani, ceea ce ne va permite să îndeplinim mai uşor sarcini cu valoare adăugată mare. Evident, “eliminarea” nu este simplă – trăim într-un sistem care ne obligă să consumăm, să încercăm totul, să avem o viață agitată. Dar, dacă vrem să îmbunătăţim radical productivitatea, eficienţa, ar trebui să începem prin a aplica Principiul Pareto, prin eliminarea a ceea ce nu aduce suficiente rezultate. Odată ce nimic nu mai poate fi îndepărtat, va trebui să îmbunătăţim ceea ce a mai rămas.

Când o persoană lucrează multe ore sau zile fără a face, cu adevărat, progrese, înseamnă că nu aplică bine această regulă. Există sarcini care pot necesita mai puțin efort, dar care creează relativ mai multă valoare în comparație cu altele.

Într-o lume perfectă, Principiul Pareto nu ar exista

Dacă, în realitatea imediată, regula 80/20 nu ar funcţiona, am purta fiecare articol vestimentar acelaşi număr de zile, nu ar exista bogaţi şi săraci, copiii, la şcoală, ar lua aceleaşi note etc.

Trăim într-o lume din ce în ce mai complicată şi este important să ne păstrăm un spaţiu de manevră pentru a găsi soluţiile cele mai potrivite, fără să pierdem din vedere feedback-ul de la realitatea în care existăm.

Regula 80/20 ne poate ajuta să decidem care resurse sunt cele mai importante de utilizat, pentru a obține cea mai mare eficiență pe termen lung, reduce pierderile de timp, de bani, provizii, efort, emoții, energie, printre altele. Toţi oamenii își doresc să aibă mai mult timp pentru a realiza toate lucrurile pe care vor să le facă. Aplicând corect Principiul Pareto, ne concentrăm asupra celor 20% care aduc cel mai mare succes în cel mai scurt timp. Este un fel de a progresa cu inteligenţă.

Mulţi oameni interpretează greșit principiul Pareto. Aceştia cred că pot obține 80% din rezultate, cu 20% efort. Nu este chiar așa. 20 și 80% nu se referă la cantitatea de efort depusă, ci la cauzele și consecințele acţiunilor. Scopul nu este de a minimiza eforturile, ci de a le concentra asupra unui plan de sarcini specific, pentru a crea un impact mai mare. Trebuie un efort de 100% în acele 20% şi multă rigoare, pentru a obţine rezultatele scontate.

Importanţa “puţinului esenţial”

În discursul rostit cu ocazia primirii ca membru de onoare al Academiei Române, în 1991, Joseph Juran, mulţumind pentru onoarea acordată, sublinia că este conştient de faptul că “naţiunea română a îndurat mulţi ani dificili şi că drumul înainte este lung şi complicat”, dar că, în acelaşi timp, ştie că o economie nu poate deveni prosperă decât prin calitate. Iar la calitate se ajunge atunci când deciziile se iau în cunoştinţă de cauză şi nu ignoră “puţinul esenţial”, adică acel 20% în care se concentrează valoarea, potrivit Principiului Pareto.

Mutatis mutandis, principiul funcţionează şi la nivel individual. A reacţiona inerţial, în virtutea unor obiceiuri, a încerca să proiectăm şi să facem totul la fel, cu acelaşi efort, pentru că “aşa se face” nu este cea mai bună cale de urmat. Obsesia succesului, o veritabilă “pandemie” a secolului XXI, “noua religie a sinelui”, cum a fost numită, generează frecvent eforturi disperate, care nu sunt nici utile, nici necesare.

“Valoare”, nu neapărat “succes”…

A devenit un loc comun, în epoca noastră, să gândim şi să spunem că “pentru mai mult e nevoie de mai mult” şi, inevitabil, intrăm într-un cerc vicios – ca să avem mai mulţi bani, avere, succes etc., muncim mai mult, dar constatăm că suntem din ce în ce mai obosiţi, mai stresaţi, nu mai avem timp pentru nimic altceva, nici măcar pentru a ne aminti cine şi ce suntem.

Dacă am fi “cinstiţi” cu noi înşine, poate am realiza că mare parte din lucrurile pe care le facem, la job (pentru că aşa ni se cere), acasă, în timpul liber (din obişnuinţă), nu înseamnă altceva decât “pierdere de timp”, aşa cum “perfecţionismul”, teoretic admirabil, poate deveni o piedică semnificativă în realizarea personală.

Să nu uităm sau să încercăm să verificăm, prin propria experienţă, dacă 80% dintre rezultate sunt produse de 20% din acţiuni (cauze). Şi dacă se verifică acest principiu, cu siguranţă putem face schimbări esenţiale în viaţa noastră, care să aducă “valoare”, nu neapărat “succes”, să ne păstreze echilibrul şi să ne confere şi mai multă energie.