Legea lui Parkinson – despre proliferarea birocraţiei, ineficienţă, subordonare şi gestionarea timpului

Legea lui Parkinson nu are nimic în comun cu boala Parkinson. Este doar o coincidenţă de nume intre medicul englez James Parkinson, care a descris pentru prima dată boala care-i poartă numele, şi Cyril Northcote Parkinson, un istoric și eseist britanic, expert în administrația publică și management, autor al “Legii lui Parkinson” (o colecție de articole publicate în volum, în 1957).

Legea lui Parkinson (a lui Cyril Northcote Parkinson) este despre felul în care estimăm şi folosim timpul pe care-l avem la dispoziţie pentru îndeplinirea unei sarcini, despre tendinţa de a amâna diverse acţiuni, despre cauzele care conduc la proliferarea birocraţiei (veritabil flagel al zilelor noastre), implicit a ineficienței, aspecte pe care autorul eseurilor le-a concentrat într-un enunţ cu valoare de “lege”, de adevăr general valabil: “Munca se extinde astfel încât să umple tot timpul disponibil pentru finalizarea ei” sau, într-o exprimare din limbajul comun, este despre “omul cel mai ocupat care are timp de pierdut”.

Probabil că multora dintre noi li s-a întâmplat să amâne un proiect/ o activitate până în ultimul moment, chiar dacă nu ar fi durat decât câteva ore pentru a fi finalizat. Este un exemplu elocvent de amânare sub semnul Legii lui Parkinson. Când ai un anumit timp la dispoziţie, fie profiţi de respectivul timp pentru a termina o activitate într-un ritm mai lent, fie amâni şi finalizezi sarcina chiar înainte de termenul limită, pe ultima sută de metri.

De obicei, atunci când ni se atribuie o sarcină, ne gândim mai degrabă la cât timp avem pentru a o îndeplini, decât la cât ar fi necesar ca s-o îndeplinim. Din cauza acestei mentalităţi, pierdem vremea și urmăm procese ineficiente, avem tendința să încetinim ritmul, chiar dacă totul ar putea fi rezolvat mult mai rapid.

Legea lui Parkinson şi gestionarea timpului

Legea lui Parkinson, un concept ignorat multă vreme, a revenit în actualitate şi seamănă, până la un punct, cu procrastinarea – tendinţa de amânare, de întârziere în executarea unei sarcini, un fel de “lene”, de inerţie, ceea ce conferă, pe moment, o senzaţie de confort, dar care, cu timpul, se poate transforma într-un cerc vicios din care cu greu se poate evada.

Un astfel de comportament se poate manifesta în viaţa de zi cu zi a cuiva, iar când intervine în cadrul unui colectiv, la job, înseamnă inevitabil ore de lucru pierdute, scăderea productivităţii, un fel de a te face că munceşti.

Spre deosebire de procrastinare, care se referă la o stare de spirit definită printr-un amestec de apatie, letargie, prin “oroarea” de a lua decizii, Legea lui Parkinson vizează managementul timpului. Practic, potrivit acestei legi, cu cât o persoană are mai mult timp pentru a îndeplini o sarcină, cu atât respectiva sarcina se va extinde pentru a ocupa tot timpul avut la dispoziţie.

Prin urmare, în astfel de condiţii, un angajat nu-și va optimiza zilele de lucru, Dimpotrivă, el îşi va repartiza munca astfel încât să fie folosit tot timpul disponibil, chiar mai mult timp decât ar fi necesar.

De fapt, trebuie distinse două situaţii – angajatul/ colaboratorul poate fie să-și ia mai mult timp pentru a-și livra lucrarea, fie să aștepte până în ultimul moment pentru a se ocupa de aceasta. Niciuna dintre opțiuni nu este favorabilă instituţiei/ companiei care își remunerează angajatul pentru munca pe care ar fi putut-o face într-un timp mult mai scurt.

Câteva exemple

Legea lui Parkinson se aplică în toate domeniile. Nimeni nu este imun la această lege decât dacă devine conștient de aceasta și găseşte modalități de a-i face față şi dacă vrea să-şi optimizeze munca.

De exemplu, spune Cyril Northcote Parkinson, o angajată are ca sarcină să se ocupe de corespondenţa instituţiei – să trimită câteva scrisori pe zi. Având o zi întreagă pentru a îndeplini o misiune care ar putea fi realizată în două ore, cu condiția să-și raționalizeze timpul, femeia petrece o oră căutând o adresă, 30 de minute căutând ochelarii, 90 de minute pentru a scrie adresele și așa mai departe, până când se termină ziua de lucru.

Sau, de pildă, un manager îi cere unuia dintre colaboratorii săi să pregătească un Power Point pentru o prezentare care trebuie să aibă loc două săptămâni mai târziu, un termen rezonabil, deoarece colaboratorul în cauză stăpânește subiectul și dispune de majoritatea informaţiilor necesare pentru prezentare.

În cele două săptămâni pe care le are la dispoziţie, angajatul, pentru că are timp, fie va rafina anumite detalii (nu foarte utile) în detrimentul altor acţiuni puse în așteptare, fie poate continua să-și împartă timpul între diferite sarcini și misiuni și apoi, pe măsură ce prezentarea se apropie, să realizeze PowerPoint-ul rapid, în timp ce, fără amânare, ar fi putut să facă o treabă mai bună și să depună prezentarea în avans, astfel încât managerul să o poată lua evalua.

În ambele exemple, timpul angajatului a fost prost gestionat, ceea ce este în detrimentul instituţiei, mai ales că angajații aflați sub semnul Legii lui Parkinson sunt adesea foarte bine plătiți.

Legea lui Parkinson – birocraţia şi subordonarea

Birocraţia (din fr. “bureau” – “birou” şi “craţie” – “putere”) este un termen creat în secolul al XVIII-lea, de către francezul Vincent de Gournay, comerciant, reformator al economiei franceze, căruia îi aparţine şi celebra maximă “Laisser-faire, laissez passer”, cu sensul “Lăsaţi să facă, lăsaţi să treacă!”/ “Daţi drumul!”, cu referire la un sistem economic în care părţile private sunt libere de intervenţia guvernului.

Formă de organizare a muncii inventată de chinezi şi preluată de europeni, birocraţia, care, astăzi, se referă la corpul funcţionarilor publici, a dobândit, de-a lungul timpului, diverse conotaţii, în general negative, fiind considerată ca inflexibilă şi ineficientă pentru nevoile oamenilor.

Probabil că nu există persoană care să nu se fi confruntat, la un moment dat, cu birocraţia inutilă, cu plimbatul hârtiilor de la un birou/ ghişeu la altul, cu tot felul de acte în original, în copie, semnate, avizate, traduse etc., cu deja consacratul “Reveniţi mâine!”, cu atitudinea plictisită, adeseori dispreţuitoare a funcţionarului public (aflat, paradoxal, “în slujba cetăţeanului”) s.a.m.d.

Proliferarea absurdă a birocraţiei – legea piramidei fără sfârşit

Legea lui Parkinson, care a pornit de la similitudinea cu “legea gazelor”, care se extind pentru a umple spaţiul disponibil pentru stocare, explică şi proliferarea absurdă a birocraţiei – toată munca din cadrul unei administrații crește până când ocupă complet timpul alocat acesteia. Mai mult, un birocrat este interesat să crească numărul subordonaţilor, nu al “rivalilor”, spune Cyril Northcote Parkinson, ceea ce îi va consolida puterea şi îi va spori autoritatea.

Birocratul are tendinţa de a împărți munca, pentru a nu fi pus sub semnul întrebării de către vreunul dintre colaboratorii săi. În felul acesta, se creează nevoi interne de coordonare, care duc la un volum de muncă suplimentar, apoi la angajarea de alte si alte persoane. Birocraţii își creează muncă unul pentru celălalt.

Cu cât sunt mai mulți birocrați, cu atât cererile de avizare pe care le solicită între ei le ocupă timpul, astfel încât munca desfășurată, în ansamblu, să nu crească. Se construieşte astfel un sistem „autarhic” consolidat, o veritabilă “putere” care va consuma tot mai mult din energia disponibilă şi care se va “dilata” continuu, pentru că mulţi dintre membrii sistemului vor căuta, la rândul lor, să-şi “creeze” subordonaţi, consolidându-şi astfel propriile poziţii. Este evident că, într-un astfel de mecanism, orice încercare de inovaţie şi eficientizare a muncii va fi respinsă.

Transpusă într-o formulă matematică, Legea lui Parkinson arată că, într-un asemenea sistem, va exista o creșterea inevitabilă a birocraților cu o rată de aproximativ 6% pe an, indiferent de cantitatea de muncă ce trebuie furnizată – aşa-numita lege a “piramidei fără sfârşit”.

Birocraţia, utopia regulilor

În 2015, antropologul american, David Graeber, inspirat de Legea lui Parkinson, a publicat o carte (tradusă şi în româneşte) – “Birocraţia, utopia regulilor: despre tehnologie, prostie și bucuriile secrete ale birocrației” (The Utopia of Rules: On Technology, Stupidity, and the Secret Joys of Bureaucracy).

Ideea în jurul căreia se construieşte cartea este că trăim, în prezent, “o epocă a birocratizării totale”, în care birocraţiile publice şi cele private au devenit interconectate, că birocraţia este un sistem creat de cei puternici pentru propriile lor profituri și care va pune capăt dezvoltării tehnologice şi creativităţii. Birocraţia, în viziunea antropologului, este instrumentul prin care “imaginația umană este distrusă și spulberată”.

Un alt pericol al birocraţiei în continuă ascensiune îl constituie violenţa, consideră autorul, deoarece refuzul subordonării duce automat la sancţiuni, “pedepse”, chiar violenţă din partea organelor statului.

Într-un interviu, David Graeber observa că: “Dacă întrebi oamenii pe stradă, îţi vor spune că nu „fac” nimic la serviciu. În ultimii 50 de ani, marile companii şi statul mai ales au angajat mii de oameni pe posturi „făcute să fie,” iar dacă te duci prin sediile lor, vezi că angajaţii nu fac decât să plimbe hârtii de colo până colo şi să se plângă de slujbele lor”.

În plus, societatea a mai creat un stereotip de gândire – acela că nu faci o muncă adevărată dacă nu “slugăreşti” la un job pe care îl deteşti. Intervin apoi şi alte anomalii – menţinerea în funcţii (chiar în cazul în care o companie este în pierdere) nu a celor care aduc plusvaloare, ci a birocraţilor, care trebuie să completeze hartii, să dea telefoane, să organizeze interviuri etc. Birocraţia creează iuluzia corectitudinii, iar cine vrea să urce în ierarhia birocratică nu trebuie să-i denunţe hibele.

Promovarea mediocrităţii

Bernard Werber, autorul unei celebre trilogii – “Furnicile” – un SF în care prezintă intalnirea dintre două “rase” inteligente, care stăpânesc Pământul (furnicile si oamenii), observa şi el cum funcţionează mecanismele care duc la birocraţie şi care confirmă Legea lui Parkinson: “Cu cât o companie devine mai mare, cu atât angajează mai mulți oameni mediocri și supraplătiți. De ce? Pur și simplu pentru că cei care ocupă funcţii de conducere vor să evite concurența. Cel mai bun mod de a nu avea rivali periculoși este să angajezi oameni incompetenți. Cel mai bun mod de a suprima în ei orice înclinație de a face valuri înseamnă a-i plăti în exces. Astfel, castele conducătoare sunt asigurate de pacea permanentă”

Dimpotrivă, conform Legii lui Parkinson, toți cei cu idei, sugestii originale sau dorințe de „îmbunătățire a regulilor casei” vor fi sistematic dați afară. Așadar, paradox modern, cu cât compania este mai mare şi cu o istorie îndelungată, cu atât va intra într-un proces de renunțare la elementele sale dinamice, înlocuindu-le cu altele stereotipe şi scumpe. Și asta în numele liniștii comunității”.

Un corolar al Legii lui Parkinson – Legea inutilităţii

Din Legea lui Parkinson derivă şi o altă constatare cunoscută ca “Legea inutilităţii”, potrivit căreia, de multe ori, se acordă o importanţă exagerată unor chestiuni derizorii, despre care se discută mult, întrucât sunt înțelese de toți și deci sunt ușor de tratat, în detrimentul elementelor de bază, complexe.

Cyril Northcote Parkinson vine cu un exemplu în acest sens – proiectul unui reactor nuclear, costisitor, complicat din punct de vedere tehnic, despre care se presupune că numai persoane cu înaltă calificare pot discuta. Într-un astfel de context, chiar și experți cu opinii consolidate ştiinţific rămân adesea tăcuți, de teamă să nu pară insuficient informați.

În schimb, toată lumea înțelege (sau crede că înţelege) problemele ridicate de construirea unui adăpost pentru bicicletele angajaţilor, așa că realizarea unui astfel de proiect poate stârni discuții nesfârșite, fiecare dorind să adauge proiectului o notă personală și să arate astfel că a contribuit la acesta – ce material să se folosească pentru acoperişul adăpostului, ce culoare etc., pierzându-se din vedere esenţa proiectului.

Astăzi, expresia “adăpost pentru biciclete” este folosită ironic atunci când este vorba despre discuţii interminabile, fără nicio finalitate, despre subiecte fără relevanţă.

În România, la ora actuală, legislaţia prevede, pentru angajaţii cu normă întreagă, 8 ore pe zi şi de 40 de ore pe săptămână de muncă. Conform acestui model teoretic, toată lumea are nevoie de aceeași perioadă de timp pentru a-și îndeplini sarcinile în fiecare săptămână, indiferent de funcția pe care o are. Dar este oare realist să credem că un manager de marketing, un inginer, un functionar din administratia publică, de exemplu, au nevoie de acelaşi număr de ore? Evident, nu! Unii oameni sunt ocupați timp de 40 de ore pe săptămână, în timp ce alții își gestionează timpul optim pentru a-și îndeplini sarcinile mai repede.

Soluţii pentru evitarea Legii lui Parkinson, pentru a realiza mai mult, în timp mai puţin

Există diferite strategii pentru a depăși Legea lui Parkinson și pentru a profita la maximum de timpul avut la dispoziţie. Când cineva nu mai munceşte pentru a ocupa tot timpul disponibil, poate finaliza sarcinile mai repede şi poate folosi timpul rămas pentru a se relaxa sau pentru o altă sarcină, pentru un mai bun echilibru între viaţa profesională şi cea privată.

• Planificarea muncii în mod strategic, pentru a evita amânările şi ineficienţa – stabilirea timpului necesar pentru îndeplinirea unei sarcini (nici mai mult, nici mai puţin), a obiectivelor pe termen scurt şi lung, a resurselor necesare;
• Stabilirea de termene limită personale – în loc să ne întrebăm cât timp avem la dispoziţie, mai bine stabilim propriile termene;
• Aplicarea metodei “Pomodoro” – organizarea de sesiuni de lucru intens, de 25 de minute, urmate de cinci minute pauză, pentru optimizarea concentrării; după 4 cicluri Pomodoro, 15 – 30 de minute pauză;

Evident, cunoaşterea, conştientizarea Legii lui Parkinson, aplicarea unor metode pentru a o evita reprezintă un demers personal, care poate diminua efectele nocive. La scară mare, în colectivităţi (instituţii, companii etc.), se pare că birocraţia, sarcinile/ job-urile inutile, inerţia, lupta pentru putere (funcţie), concomitent cu eliminarea concurenţei, cu respingerea creativităţii, a inovaţiei, au devenit atât de înrădăcinate încât numai decizii radicale ar mai putea schimba ceva.

Numai că, aşa cum spunea Graeber, cei care iau decizii, care s-au “căţărat” în partea superioară a piramidei, ştiu că “o populație fericită, productivă, bine plătită, cu timp liber, este un pericol uriaş”. Se pare că societatea capitalistă de astăzi, sublinia antropologul american menţionat anterior, în mod paradoxal, ignorând Legea lui Parkinson, a ajuns în același punct cu sistemele sovietice din a doua jumătate a secolului al XX-lea, adică să angajeze un număr foarte mare de oameni care nu fac nimic, ceea ce este o aberație.