Matricea Eisenhower – “Ce este important este rareori urgent și ce este urgent este rareori important”

Matricea Eisenhower, numită și “Matricea de Urgență-Importanță” sau “Matricea Timpului”, este o metodă de gestionare a timpului și a priorităților, care își datorează numele celui de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, Dwight D. Eisenhower. Înainte de a ocupa această funcţie (între 1953 şi 1961), Eisenhower a fost general în armata Statelor Unite și a fost comandant suprem al forțelor aliate în timpul celui de-al Doilea Război Mondial. A devenit, mai târziu, primul comandant suprem al NATO.

În timpul mandatului său, a lansat programe care au condus la dezvoltarea Sistemului de autostrăzi interstatale în Statele Unite, a contribuit la lansarea internetului (DARPA), la explorarea spațiului (NASA) și la utilizarea pașnică a surselor alternative de energie (Atomic Energy Act) şi, în toată această perioadă, a găsit timp și pentru hobby-urile sale, precum golful și pictura în ulei.

Eisenhower a trebuit să ia încontinuu decizii dificile şi a devenit cunoscut, în epocă, pentru abilitatea sa de a-și prioritiza sarcinile, de a-şi folosi cu maximă eficienţă timpul, făcând faţă nenumăratelor îndatoriri şi responsabilităţi.

Dwight D. Eisenhower obişnuia să spună, având in vedere experienţa sa, că: “Ce este important este rareori urgent și ce este urgent este rareori important”. Matricea Eisenhower reflectă această abordare şi pare extrem de eficientă, de vreme ce nu numai că a devenit celebră şi a rezistat timpului, dar este aplicată astăzi de către cei care sunt extrem de performanţi în ceea ce fac. Tot lui Eisenhower îi este atribuită şi o altă zicere celebră, referitoare la un fel de a munci: “Plans are nothing; planning is everything” (“Planurile nu înseamnă nimic, planificarea este totul”).

Cum se defineşte Matricea Eisenhower?

Stephen Covey, autorul cărții “The 7 Habits of Highly Effective People” (“Cele 7 deprinderi ale persoanelor eficace” (tradusă şi în româneşte), a preluat şi explicat metoda lui Eisenhower, dezvoltând instrumentul de management al timpului/ al sarcinilor, cunoscut sub numele de “Matricea Eisenhower”.

Matricea Eisenhower presupune împărțirea tuturor sarcinilor și activităților pe care le are/ desfăşoară o persoană în patru categorii principale, pe baza a două criterii – urgența și importanța:

• Urgent și important – acestea sunt sarcinile care necesită o atenție imediată și sunt, de asemenea, importante pentru obiectivele și valorile de bază ale unei persoane. Sunt sarcinile de prioritizare maximă, pentru care este nevoie de o atenție deosebită.
• Important, dar nu urgent – sunt sarcinile legate de obiectivele și valorile de bază ale cuiva, dar nu necesită o acțiune imediată. Sunt activități pentru care este nevoie de planificare și gestionare eficientă a timpului, pentru a le finaliza înainte de a deveni urgente.
• Urgent, dar nu important – sunt sarcinile care cer o acțiune imediată, dar nu contribuie în mod direct la realizarea obiectivelor sau valorilor personale. Sunt adesea sarcini care pot fi delegate sau eliminate în totalitate, dacă nu sunt esențiale pentru nişte scopuri majore.
• Nici urgent, nici important – sunt activitățile care nu sunt urgente și nu sunt esențiale şi care pot fi eliminate sau amânate fără repercusiuni semnificative.

Matricea Eisenhower – “urgent” versus “important”

“Urgent” și “important” pot părea cuvinte similare, dar atunci când le analizăm în funcție de principiul Eisenhower, diferența dintre cele două este crucială.

Așadar, sarcinile urgente necesită atenție imediată. Când ceva este urgent, trebuie făcut “acum” și există consecințe clare dacă nu finalizezi aceste sarcini într-un anumit interval de timp. Acestea sunt sarcini pe care nu le poţi evita și, cu cât le amâni mai mult, cu atât vei avea probabil mai mult stres, ceea ce poate duce la epuizare. Sarcinile urgente pot fi, de pildă: finalizarea unui proiect cu o scadență imediată, gestionarea unei solicitări care nu suportă amânare, scadențe bancare, urgenţe medicale, plata unei facturi, repararea unui deranjament în locuinţă etc.

Sarcinile importante pot să nu necesite atenție imediată, dar acestea ajută la atingerea obiectivelor pe termen lung. Doar pentru că aceste sarcini sunt mai puțin urgente nu înseamnă că nu contează. Va trebui să le planifici cu atenție, astfel încât să poți folosi resursele în mod eficient – un proiect pe termen lung, ţinte profesionale, lucrări regulate, proiecte de întreţinere etc.

Prin utilizarea Matricei Eisenhower, obiectivul este de a identifica și a prioritiza sarcinile în funcție de importanța lor, în raport cu termenele limită și impactul lor asupra obiectivelor personale sau profesionale. Această metodă încurajează utilizatorii unui astfel de instrument de gestionare a timpului să se concentreze asupra sarcinilor cu cea mai mare importanță și să evite să fie distrași de sarcini care nu contribuie semnificativ la scopurile lor.

Creaţi o Matrice Eisenhower – 4 cadrane cu strategii de lucru diferite

În Matricea Eisenhower, prioritizarea sarcinilor după urgență și importanță are ca rezultat 4 cadrane – cei patru “D” ai managementului timpului -”Do first!” (“Fă mai întâi!/ “Fă acum!”), “Decide”/ “Schedule!” (“Decide!”/ Programează!”), “Delegate” (“Deleagă!”) și “Delete” (“Şterge!/ Elimină”).

Pentru fiecare “D” (cadran) este nevoie de strategii de lucru diferite – sarcinile pe care le vei face mai întâi, sarcinile pe care le vei programa, sarcinile pe care le vei delega și sarcinile pe care le vei șterge/ elimina. Este recomandat să existe o Matrice Eisenhower pentru viața profesională și o alta pentru viaţa privată, astfel încât să poţi aborda listele de sarcini folosind metodele cele mai potrivite pentru timp și loc. De asemenea, Matricea Eisenhower poate fi utilizată pentru planificarea timpului într-o zi sau pentru o săptămână sau pe termene mai lungi.

Cadranul 1 – “Fă acum!”

Prin urmare, primul cadran este “Fă acum!” și aici vei plasa toate sarcinile care sunt și urgente, și importante. Când vezi ceva pe lista de sarcini care trebuie făcut acum, care are consecințe clare și îţi afectează obiectivele pe termen lung, plasează în acest cadran. Nu ar trebui să existe nicio întrebare/ ezitare cu privire la sarcinile care vor fi consemnate în acest prim cadran, deoarece acestea sunt sarcinile pe care le ai mereu în minte și probabil te stresează cel mai mult.

Cadranul 2 – “Decide!”/ Programează!”

Cadranul doi este cadranul „Programare” și aici vei plasa toate sarcinile care nu sunt urgente, dar rămân importante. Deoarece aceste sarcini afectează obiectivele pe termen lung, dar nu trebuie făcute imediat, le poţi programa pentru o dată ulterioară, convenabilă. Te vei ocupa de aceste sarcini imediat după ce vei aborda sarcinile din primul cadran. Unele strategii utile pentru acest cadran pot include principiul Pareto (sau regula 80/20), care arată că jonglarea cu mai multe priorităţi poate duce la decizii eronate, la ineficienţă şi epuizare emoţională.

Cadranul 3 – Deleagă!

Cadranul trei este cadranul în care vor fi plasate toate sarcinile care sunt urgente, dar nu importante şi care vizează, mai ales, problemele de serviciu (dar nu numai). Aceste sarcini trebuie finalizate acum, dar nu afectează obiectivele pe termen lung. Deoarece nu ai un atașament personal față de aceste sarcini și pentru că nu necesită un set de abilități specifice pentru a fi finalizate, le poţi delega (în funcţie de împrejurări) altor membri ai echipei de lucru. Delegarea sarcinilor este unul dintre cele mai eficiente moduri de a-ţi gestiona volumul de muncă.

Cadranul 4 – “Şterge!”/ “Elimină!”

Odată ce ai parcurs lista de acţiuni de îndeplinit și ai adăugat sarcini în primele trei cadrane, vei observa că au rămas câteva sarcini care nu erau urgente sau importante. Aceste distrageri (neimportante, neurgente) pur și simplu te împiedică să-ţi îndeplineşti obiectivele. Plasează aceste elemente rămase pe lista de activități din al patrulea cadran, care este cadranul “Șterge! ”.

Până la urmă, nu există o modalitate mai rapidă de a face o activitate decât să nu o faci deloc. Acesta nu este un motiv pentru a fi considerat leneș, ci, mai degrabă, o sugestie pentru a te forța să iei decizii și să ștergi orice sarcină care nu te conduce către misiunea, valorile și obiectivele tale.

Frecvent, probabil, folosim termeni ca “productivitatea”, “gestionarea timpului”, “optimizarea” ca scuză pentru a evita întrebarea cu adevărat dificilă: “Trebuie să fac asta?” Adesea este mult mai ușor şi mai confortabil “să rămâi ocupat”, ca de obicei, și să-ți spui că trebuie doar să fii ceva mai eficient sau “să lucrezi puțin mai târziu în seara asta” decât să elimini o sarcină care nu te solicită prea mult (fizic, intelectual), dar care este, cu siguranţă, pierdere de timp.

În plus, fără să ne dăm seama, se creează anumite obişnuinţe (doar consumatoare de timp), dar care ne fac să confundăm urgența cu importanța – verificarea e-mailurilor, a apelurilor telefonice, știrile, actualizările rețelelor sociale etc.

A fi ocupat (fără discernământ) este, mai degrabă, o formă de lene. Dacă am elimina pur și simplu toate lucrurile cu care pierdem timpul în fiecare zi, atunci probabil că nu am mai avea nevoie de sfaturi despre cum să fim mai productivi în cazul lucrurilor care contează.

Matricea Eisenhower – un instrument eficient de gestionare a timpului

Cu siguranţă, separarea clară a lucrurilor importante, urgente şi realizarea Matricei Eisenhower se vor face foarte uşor dacă fiecare şi-ar răspunde cu sinceritate şi responsabilitate la două întrebări: La ce lucrez? Care sunt valorile de bază care îmi conduc viața?

Dacă matricea funcționează așa cum ar trebui, cel puţin trei lucruri vor fi adevărate în munca și in viața ta: faci ceea ce spui că vei face, nu surprinzi pe nimeni cu modificări de plan de ultimă oră, eşti sănătos, fericit şi sigur pe tine.

Este important de subliniat că Matricea Eisenhower este doar un instrument de lucru și nu poate rezolva automat toate problemele de gestionare a timpului. Este necesar ca fiecare să conştientizeze acţiunile sale, să dezvolte o disciplină personală pentru a aplica principiile acesteia în mod eficient în viața de zi cu zi, să nu lase pe alţii să stabilească priorităţile.

Trăim într-o societate sofisticată, avem impresia că nu ne mai ajunge timpul, totul pare important, totul pare urgent, exagerăm obstacolele pe care le avem de depăşit, insatisfacţia “existenţială” tinde să devină dominantă, gândurile par şi ele pe “pilot automat”, suferim de ceea ce un celebru psihiatru, Augusto Cury, numea “Sindromul gândirii accelerate”.

Într-un astfel de context, avem nevoie, mai mult ca oricând, de o disciplină a minţii, a comportamentului, de o mai mare capacitate de a discerne ce contează cu adevărat pentru fiecare în parte şi, în funcţie de priorităţile personale, să ne organizăm timpul şi să-i dăm sensul necesar. Matricea Eisenhower poate fi de ajutor, pentru că ne permite să ne “oprim” o clipă şi să facem o selecţie.

Există, la momentul actual, şi aplicaţii pe Internet de gestionare a timpului, de aranjare a sarcinilor după urgență și importanță, după modelul Eisenhower, şi cu o versiune pentru telefoanele mobile.